Per laboratori artigianali e cooperative di trasformazione
Materie prime in entrata, lavorazioni e confezionamento restano legati fra loro, lotto per lotto, mentre il laboratorio lavora.
Quando un fornitore segnala un problema o arriva un controllo, l'elenco delle partite coinvolte e dei destinatari esce già pronto.
Entrata
MP-0418, latte crudo
Fornitore, documento di trasporto, lotto di origine e quantità ricevuta, con la giacenza che scende a ogni prelievo.
Lavorazione
L-0912, caldaia del mattino
Le partite impiegate si dichiarano all'avvio: il lotto in uscita nasce già agganciato alle materie prime che lo compongono.
Uscita
Consegne del lotto L-0912
Destinatario, data e quantità per ogni consegna: la lista dei clienti da avvisare è sempre aggiornata.
Ogni anello resta agganciato al precedente, quindi la filiera si legge nei due sensi senza rileggere un solo documento di trasporto.
Il punto di partenza
Una giornata qualunque in un laboratorio che trasforma: nessuno sbaglia niente, eppure la catena si spezza in silenzio.
La giornata comincia con lo scarico. Il furgone lascia i bancali davanti alla porta del laboratorio, il documento di trasporto finisce sotto il magnete del frigorifero e la materia prima va in cella. Il lotto del fornitore è stampato sull'etichetta adesiva del collo, e per adesso quell'etichetta basta a tutti. Alle otto si accende la caldaia, si pesa, si mescola, si cuoce, e mentre il prodotto lavora si prende nota sul foglio appeso alla parete: quantità impiegata, ora di inizio, chi c'era in laboratorio quella mattina.
Nel pomeriggio si confeziona e si etichetta. Il numero di lotto lo decide chi sta alla stampante, di solito con la data del giorno, e finisce sui vasetti, sulle forme o sulle bottiglie. Alla sera partono le consegne: due ristoranti, il negozio del paese, il gruppo di acquisto solidale e il corriere per gli ordini arrivati durante la settimana. I documenti di trasporto si compilano di corsa, con la descrizione del prodotto ma non sempre con il lotto, perché tanto è quello di oggi e in laboratorio lo sanno tutti.
Il conto arriva tre mesi dopo, quando il fornitore comunica una non conformità su una partita di materia prima e chiede a chi è stata consegnata. A quel punto bisogna capire in quali giornate quella partita è entrata in lavorazione, quali lotti ne sono usciti, dove sono finiti e quanto ne è rimasto in cella. La risposta esiste, ma è divisa fra i documenti di trasporto nel raccoglitore, il foglio della produzione, il registro delle vendite e la memoria di chi c'era: rimetterla insieme porta via un pomeriggio intero, e intanto il telefono continua a squillare.
Come funziona
Tre registrazioni brevi, fatte quando il gesto avviene, al posto di una ricostruzione fatta mesi dopo.
FilieraTracciata mette in fila i tre momenti che oggi vivono su supporti diversi: quello che entra, quello che si lavora e quello che esce. Ogni materia prima ricevuta porta con sé il fornitore, il documento di trasporto e il lotto di origine; ogni lavorazione dichiara da quali partite attinge; ogni consegna registra il lotto uscito, la quantità e il destinatario. Il legame non si ricostruisce dopo, perché viene scritto mentre si lavora.
Da quel legame nasce l'unica cosa che serve davvero quando qualcosa va storto: la lista. A ritroso, dai vasetti venduti alle partite di materia prima che li compongono. In avanti, da una partita sospetta a tutti i lotti che ne sono derivati e a tutti i clienti che li hanno ricevuti, con le quantità ancora in cella separate da quelle già consegnate. È la stessa lista che si mostra all'autorità competente e che serve per decidere se basta un ritiro o se occorre arrivare al richiamo.
Allo scarico si sceglie il fornitore, si digita il lotto riportato sul collo e si indica la quantità ricevuta. Il documento di trasporto si allega con una foto e resta agganciato alla partita, insieme alla scheda tecnica e alle dichiarazioni che il fornitore ha già inviato.
Quando si avvia una lavorazione si selezionano le partite impiegate e si assegna il lotto in uscita. Il collegamento fra monte e valle è fatto in quel momento, e dalla stessa schermata escono le etichette con numero di lotto e data.
Ogni consegna associa il lotto al destinatario e alla quantità, così l'elenco di chi ha ricevuto quel lotto resta sempre aggiornato. Da lì si stampa la lista dei clienti da avvisare senza rileggere un solo documento di trasporto.
Che cosa contiene
Niente moduli da compilare due volte: ogni scheda scrive un pezzo della stessa catena e alimenta la ricerca a monte e a valle.
Fornitore, documento di trasporto, lotto di origine, quantità e data di arrivo per ogni partita ricevuta.
Le partite restano visibili con la giacenza residua, così si sa sempre quanto è già finito in lavorazione.
Ogni cotta, caldaia o giornata di confezionamento dichiara le partite impiegate e le quantità prelevate.
Il lotto in uscita nasce già legato alle materie prime che lo compongono, senza passaggi da ricopiare.
Dal lotto finito risali alle partite e ai fornitori; dalla partita sospetta scendi a tutti i lotti derivati.
Il risultato è un elenco stampabile con quantità prodotte, consegnate e ancora presenti in magazzino.
Numero di lotto, data di lavorazione e termine minimo di conservazione o scadenza generati dalla stessa scheda.
I formati si adattano alle etichettatrici già in uso, dai rotoli adesivi ai fogli A4 prefustellati.
Consegne, vendite in spaccio, mercati e spedizioni con corriere restano collegate al lotto e alla quantità.
Il consumatore finale non viene schedato: si registrano i destinatari immediati, come chiede il regolamento.
Si sceglie un lotto a caso, si avvia la simulazione e il sistema registra il tempo impiegato e i risultati.
Resta un verbale con data, operatore ed esito, da allegare al manuale di autocontrollo.
Schede tecniche, dichiarazioni di conformità dei materiali a contatto e certificati restano legati al fornitore.
Quando un documento scade arriva un promemoria prima che la partita successiva entri in laboratorio.
Temperature di cella, sanificazioni, controlli in accettazione e non conformità si annotano sul lotto di riferimento.
Durante un controllo ufficiale il fascicolo della partita esce completo, senza cercare in tre quaderni diversi.
Che cosa cambia
La tracciabilità non si vede quando tutto va bene: si vede quando bisogna rispondere in fretta e con precisione.
Quando arriva la telefonata che chiede dove è finito un lotto, la ricostruzione è già fatta: si apre la partita e si legge l'elenco dei destinatari con le quantità. Il tempo che prima serviva per cercare i documenti si usa per decidere cosa fare.
Con i lotti delimitati bene e collegati alle materie prime, un problema su una singola partita non trascina con sé settimane di produzione. Si blocca la quantità realmente interessata e il resto del magazzino continua a viaggiare.
L'autorità competente chiede di seguire un prodotto dall'inizio alla fine e di vedere le procedure applicate. Il fascicolo del lotto con entrate, lavorazioni, uscite e registrazioni di autocontrollo si stampa in un passaggio, con date e firme al loro posto.
Se chi ha lavorato quel giorno è in ferie o ha cambiato lavoro, la filiera resta comunque leggibile. Chi entra in laboratorio trova un metodo già scritto invece di un insieme di abitudini da imparare a voce.
Scenari d'uso
Un caseificio sociale, un frantoio cooperativo e un laboratorio di conserve: cambia il prodotto, non il problema.
Raccogliamo il latte di sei stalle e caseifichiamo tutti i giorni, quindi il collegamento fra conferimento e forma era il punto debole. Adesso ogni caldaia dichiara da quali consegne nasce e la marchiatura corrisponde. La prima prova di richiamo ci ha portato via undici minuti, prima non sapevamo nemmeno da dove cominciare.
In campagna olearia entrano decine di partite di olive al giorno e si molisce anche conto terzi. Tenere separate le partite dei soci dal conto lavorazione sul quaderno era diventato impossibile. Ora ogni cisterna sa da quali conferimenti arriva e quando imbottigliamo il lotto si porta dietro tutta la storia.
Lavoro ortaggi e conserve in piccole cotte, con fornitori che cambiano ogni stagione. Il problema non era registrare, era ritrovare. L'anno scorso un fornitore ha segnalato una non conformità su una partita di pomodoro e in un quarto d'ora avevo i tre lotti coinvolti e i nomi dei sei negozi da chiamare.
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Piani e prezzi
Ogni pulsante porta al modulo di contatto con il piano già selezionato: nessun pagamento online, nessuna registrazione.
per chi trasforma da solo o in due e chiude qualche decina di lotti al mese
24 euro al mese
per chi ha più linee di prodotto, un magazzino vero e consegne ogni settimana
49 euro al mese
per cooperative e consorzi che raccolgono i conferimenti dei soci e trasformano anche conto terzi
99 euro al mese
Prezzi per laboratorio, IVA esclusa, senza costi di attivazione: si cambia piano quando cresce la produzione e i dati restano esportabili in qualsiasi momento.
Domande frequenti
Obblighi di legge, avvio, uso quotidiano e uscita dai dati: le risposte che diamo al telefono, scritte per intero.
La tracciabilità segue il prodotto in avanti, dalla materia prima al cliente che l'ha ricevuto. La rintracciabilità fa il percorso opposto e, partendo dal prodotto finito, risale alle partite e ai fornitori che lo hanno generato. Il Regolamento CE 178/2002 chiede di essere in grado di fare entrambe le cose, cioè di conoscere il fornitore immediato e il destinatario immediato di ogni prodotto. FilieraTracciata registra un solo legame per ogni passaggio e lo percorre nei due sensi.
Sì. Il Regolamento CE 178/2002 non pone soglie dimensionali: chi produce, trasforma o distribuisce alimenti è operatore del settore alimentare e deve poter identificare da chi ha ricevuto e a chi ha ceduto i propri prodotti. Cambia la complessità del sistema, non l'obbligo. Un laboratorio con due persone può cavarsela con registrazioni semplici, purché siano complete, aggiornate e reperibili quando l'autorità competente le chiede.
No, e non deve. Il manuale di autocontrollo e il piano basato sui principi HACCP restano documenti vostri, redatti con il tecnico che vi segue e adattati al vostro processo. FilieraTracciata è lo strumento con cui tenete le registrazioni che quel piano prevede e con cui dimostrate che la procedura di ritiro descritta sulla carta funziona davvero. I due si integrano: il manuale dice cosa fare, il gestionale conserva la prova che è stato fatto.
Sì. L'anagrafica dei fornitori, l'elenco dei prodotti e lo storico dei lotti ancora in commercio si caricano da un foglio di calcolo durante l'avvio. Consigliamo di partire dai lotti che hanno ancora prodotto sul mercato e di lasciare in archivio quelli già esauriti. Nel piano Cooperativa il caricamento iniziale lo facciamo insieme, verificando che i codici di lotto usati finora restino riconoscibili.
L'elenco dei destinatari di un lotto è disponibile in qualsiasi momento dal telefono, senza dover entrare in laboratorio ad aprire un raccoglitore. Da lì si esporta la lista dei clienti da contattare con le quantità consegnate e si segna chi è stato avvisato. La decisione fra ritiro e richiamo e la comunicazione all'autorità competente restano vostre, come previsto dall'articolo 19 del Regolamento CE 178/2002: lo strumento vi dà i dati per prenderla in fretta.
Sì, perché la struttura è la stessa: partite in entrata, lavorazioni e uscite collegate fra loro. Chi lavora in biologico può marcare le partite certificate e tenerle separate da quelle convenzionali, così da mostrare all'organismo di controllo il bilancio di massa. Chi produce a marchio DOP o IGP può aggiungere i campi richiesti dal piano di controllo del proprio consorzio. Le verifiche restano competenza dell'organismo di controllo che vi segue.
Le registrazioni di entrata, lavorazione e uscita si possono compilare anche con la rete assente o intermittente: restano sul dispositivo e si allineano appena la connessione torna. È una situazione normale nelle celle, nei magazzini interrati e nei frantoi di campagna. La stampa delle etichette funziona con la stampante collegata in locale, quindi il confezionamento non si ferma se salta la linea.
Sì. In qualsiasi momento potete esportare l'intero archivio in formato foglio di calcolo e in PDF, compresi i fascicoli dei lotti, i documenti allegati e i verbali delle prove di richiamo. Non ci sono penali di uscita e non serve chiedere il permesso a nessuno. Conservare le registrazioni resta un vostro obbligo anche dopo la fine dell'abbonamento, e l'esportazione serve esattamente a questo.
Dal blog
Norme, definizioni e procedure raccontate come si applicano davvero fra la cella e il banco di confezionamento.
Il Regolamento CE 178/2002 impone di identificare fornitore e destinatario immediato di ogni partita: cosa registrare e cosa mostrare a un controllo.
Leggi gli obblighi di legge
Giornata, cotta o partita di materia prima: come delimitare il lotto, come numerarlo e dove riportarlo per limitare i danni di un eventuale ritiro.
Scopri come delimitare il lotto
Bloccare il lotto, contare le giacenze, risalire alle partite e avvisare clienti e autorità: la sequenza delle prime ore di un ritiro o di un richiamo.
Apri la lista di controlloParliamone
Scrivici che prodotto lavorate, quante materie prime entrano in un singolo lotto e a chi consegnate: un caseificio con sei stalle conferenti, un frantoio che molisce anche conto terzi e un laboratorio di conserve hanno filiere molto diverse fra loro.
Vi rispondiamo con una demo costruita su un vostro prodotto reale e su una prova di ricostruzione a ritroso fatta insieme.
Rispondiamo in italiano, di solito entro due giorni lavorativi. Se in laboratorio siete raggiungibili solo in certe fasce orarie, indicatelo nel messaggio: chiamiamo quando la caldaia è spenta.
Preferite la posta elettronica? Scrivete a jimenezjulien42@gmail.com indicando prodotto trasformato, numero di lotti al mese e provincia.